Häufige Fragen und unsere Antworten

Für Real Estate Manager

Auf welche Kundengruppe bzw. Immobilienkategorie ist Beestate ausgerichtet?

Der Grundgedanke war es, für „Standard-Immobilien“ einen „Standard-Prozess“ zum Einkauf von „Standard-FM-Leistungen“ zu schaffen und somit Ablauf und Kosten so gering als möglich zu halten. In diesem Zusammenhang ist Beestate® ideal für die klassischen gewerblichen Vermietungsobjekte angedacht und auf die Immobilienwirtschaft ausgerichtet. Durch die Funktionalitäten lassen sich einzelne Gebäude als auch ganze Portfolien im Einkauf über Rahmen-LV-Strukturen abbilden.
Derzeit ist die Vergabestruktur und somit die hinterlegten Bieter, auf FM-Gesamtvergaben und somit die Bündelung von technischen als auch infrastrukturellen Leistungen ausgelegt.

Wo ist der Unterschied von Beestate zu anderen etablierten Einkaufsplattformen?

Beestate® ist für die standardisierte Beschaffung von Servicedienstleistungen im Facility Management sowie Property Management konzipiert und kann somit mit der Komplexität umgehen. Darüber hinaus ist es möglich durch die hinterlegten Urkalkulationen der Dienstleister (Bieter) den Beschaffungsprozess terminlich auf ein Minimum zu reduzieren.
Herkömmliche Einkaufsplattformen ist es auf Grund der generalistischen Ausrichtung egal ob ein Stück Auto, ein Bleistift oder eine Reinigungsdienstleistung beschaffen werden. Standards sind weder hinterlegt noch angedacht und werden somit auch nicht den Anforderungen des Marktes gerecht.

Wie ist ein revisionssicherer Einkauf und somit die Marktkonformität meiner Einkaufspreise gewährleistet?

Beestate® ist eine unabhängige Plattform, deren Betreiber und Initiatoren weder durch potentielle Besteller aus dem Real-Estate-Umfeld, noch aus dem operativen FM, beeinflusst werden.
Allen Plattformnutzern ist es untersagt wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen oder abgestimmte Verhaltensweisen zwischen den Unternehmen vorzunehmen.
Der digitale Geschäftsprozess orientiert sich stark an der marktüblichen Praxis für privatwirtschaftliche Beschaffung von Dienstleistungen, so dass eine klare Wettbewerbssituation entsteht und somit auch marktkonforme Preise gewährleistet werden.
Der komplette Einkaufsprozess wird nach Abschluss revisionssicher dokumentiert und über eine Exportvorschrift für die Datenhaltung beim Kunden ausgegeben.

Welche Kosten entstehen für die Nutzung der Plattform?

Für den Einsatz der Plattform wird ein Nutzungsentgelt erhoben. Dieses orientiert sich schwerpunktmäßig an den jährlichen Vergabesummen des jeweiligen Einkaufsprojektes. Die aktuelle Tarifstruktur ist den gültigen AGB zu entnehmen.
Der Besteller / Einkäufe entscheidet abschließend, ob er die Nutzungsgebühren entrichtet oder diese durch den späteren Auftrag nehmenden Dienstleister zu entrichten ist. Dies wird jedoch im Vergabeprozess transparent dargestellt.

Welche Daten benötige ich von meiner Immobilie, um FM einzukaufen?

Es ist nur logisch, dass man über die wesentlichen Flächen- und Anlagendaten verfügen muss, wenn man Services hierfür einkaufen möchte. Dies trifft natürlich auch beim Einsatz von Beestate zu.
Bei der Entwicklung des Systems war es uns jedoch wichtig, dass eine Datenerfassung als auch die Dateneingabe durch die hinterlegten Auswahlkataloge effizient sind und sich auf die kalkulationsrelevanten Informationen konzentrieren. Somit ist auch hier ein Mehrwert gegeben.
Selbst wenn die Daten bei der Vergabe nicht zu 100% vollständig sind, ist durch die hinterlegte Urkalkulation der Dienstleister stets das Preisniveau für die Leistungserweiterungen gewährleistet!
Sollten Sie im Besonderen bei der Datenbeschaffung Unterstützung benötigen, so kontaktieren Sie unseren Vertrieb unter sales@beestate.io

Wie sind meine Daten geschützt?

Die Plattform erfüllt die Anforderungen der Europäischen Datenschutzverordnung.
Sowohl Datenhaltung als auch Systemarchitektur setzen aktuelle Sicherheits- und Verschlüsselungsalgorithmen ein. Ergänzend hierzu wird auf die gültigen Datenschutzbedingungen und AGB verwiesen.

Kann ich auch Versteigerungen auf der Plattform durchführen?

Beestate® steht für marktkonforme Vergaben von FM-Services und betrachtet hierbei den Real Estate Manager (Besteller) sowie den Serviceprovider auf Augenhöhe. Aus diesem Grunde ist im System keine ausschließlich preisorientierte Vergabe vorgesehen und auch keine Versteigerungsfunktionen von Dienstleistungen.
Durch den definierten Vergabeprozess ist die qualitative Bewertung der Dienstleister und somit die Beurteilung des Faktors „Mensch“ eine wichtige Komponente, um das ideale Preis-Leistungsverhältnis zu erreichen.

Welche Regelleistungen (Einkaufsleistungen) werden über Beestate abgedeckt?

Derzeit werden nachfolgende Services standardisiert im System abgebildet:

  • Objektmanagement
  • Gewährleistungsmanagement
  • Energiemanagement
  • Technische Betriebsführung
  • Wartung
  • Inspektion
  • Hausmeister
  • Unterhaltsreinigung
  • Außenanlagenpflege und -reinigung
  • Empfang und Sicherheit

Sollten weitere Leistungen notwendig sein, sind diese über die Funktion „Sonderleistungen hinzufügen“ jederzeit möglich.

Was mache ich, wenn ich eigene unternehmensspezifische Standards für die Ausschreibung und Vergabe habe und diese nicht identisch mit denen der Plattform sind?

Um eine schnelle und kaufmännisch attraktive Vergabe zu ermöglichen, basiert Beestate auf einem einheitlichen Leistungskatalog (Standard). Nur so ist es für die Service-Provider möglich, eine einheitliche Kalkulation zu hinterlegen. Aus 17 Jahren Ausschreibungserfahrung hat sich gezeigt, dass diese Standards für 80 % der üblichen Gewerbeimmobilien anwendbar sind.

Um die Vorteile von Beestate® nutzen zu können, ist es für den Real Estate Manager notwendig Struktur und Inhalte des Systems anzunehmen.

Wie lange läuft der Einkaufsprozess mit Beestate im Vergleich zu herkömmlichen Vergaben?

In der Regel gehen wir bei traditionellen Vergaben von einem Zeitraum von 4-6 Monaten aus. Allein die individuelle Kalkulationsphase der Bieter nimmt hierbei 4-6 Wochen ein. Beestate hingegen macht es möglich, diesen Prozess auf ca. 4-6 Wochen ab Dateneingabe für Einzelobjektausschreibungen zu verkürzen. Bei Portfoliovergaben kann der Prozess mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Kann ich meine eingestellten Objekte auch als Portfoliomanagement zusammenstellen?

Beestate® führt die eingestellten Objekte/Gebäude unter dem jeweiligen Kunden-Account, so dass diese auch in einer Portfolioaufstellung mit den wesentlichen Kennwerten abgebildet werden. In der Zukunft werden weitere Funktionen wie ein Vertragsmanagement sowie eine Marktwertanalyse FM eingebaut. Hier bitten wir noch um etwas Geduld.

Wir als Asset-Manager haben die Vergabekoordination an unseren PM delegiert. Wie kann ich diesen bei der Vergabe einbinden?

In der Regel legt der Eigentümer bzw. der Asset Manager den Account an und hat somit Zugriff auf sein betreffendes Portfolio. Über eine Nutzerrechteverwaltung ist es ihm möglich, weitere Personen und/oder Verwalter für einzelne Gebäude frei zu schalten und somit das Management für den Einkaufsprozess an diese zu delegieren.

Kann ich die Plattform auch für die Vereinbarung von Rahmen-Vertragspartnern und somit der Direktvergabe von Services einsetzen?

Dies ist möglich, indem Sie im Verfahren ausschließlich Ihren gewünschten Rahmenvertragspartner auswählen und somit eine Direktvergabe zu der marktkonformen hinterlegten Urkalkulation durchführen. Somit ist -im Besonderen bei einem stark volatilen Portfolio- eine schnelle und unbürokratische FM-Organisation möglich.

Für Service Provider

Auf welche Supplier / Dienstleister ist Beestate ausgerichtet?

Der Grundgedanke war es für „Standard-Immobilien“ einen „Standard-Prozess“ zum Einkauf von „Standard-FM-Leistungen“ zu schaffen und somit Ablauf und Kosten so gering als möglich zu halten.
Es ist damit zu rechnen, dass die Plattform vornehmlich von der klassischen Immobilienwirtschaft angenommen wird, die eine Affinität dazu hat, die Vergabe an einen Gesamt-FM-Dienstleister durchzuführen. Somit ist die Wahrscheinlichkeit auch sehr groß, dass sich die Unternehmen auf der Plattform listen lassen, die operativ in der Lage sind alle Services aus einer Hand anzubieten.

Wo ist der Unterschied von Beestate zu anderen etablierten Einkaufsplattformen?

Beestate ist für die standardisiere Beschaffung von Servicedienstleistungen im Facility Management sowie Property Management konzipiert und kann somit mit der Komplexität umgehen. Darüber hinaus ist es möglich durch die hinterlegten Urkalkulationen der Dienstleister (Bieter) den Beschaffungsprozess terminlich auf ein Minimum zu reduzieren.
Herkömmliche Einkaufsplattformen ist es auf Grund der generalistischen Ausrichtung egal ob ein Stück Auto, ein Bleistift oder eine Reinigungsdienstleistung beschaffen werden. Standards sind weder hinterlegt noch angedacht und werden somit auch nicht den Anforderungen des Marktes gerecht.

Wie ist ein revisionssicherer Einkauf und somit die Marktkonformität meiner Einkaufspreise gewährleistet?

Beestate ist eine unabhängige Plattform, deren Betreiber und Initiatoren weder durch potentielle Besteller aus dem Real-Estate-Umfeld noch aus dem operativen FM beeinflusst werden.

Allen Plattformnutzern ist es untersagt wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen oder abgestimmte Verhaltensweisen zwischen den Unternehmen vorzunehmen.

Der digitale Geschäftsprozess orientiert sich stark an der marktüblichen Praxis für privatwirtschaftliche Beschaffung von Dienstleistungen, so dass eine klare Wettbewerbssituation entsteht und somit auch marktkonforme Preise gewährleistet werden.

Der komplette Einkaufsprozess wird nach Abschluss revisionssicher dokumentiert und über eine Exportvorschrift für die Datenhaltung beim Kunden ausgegeben.

Was hat es mit der Urkalkulation auf sich?

Einer der größten Vorteile beim Einsatz von Beestate ist die Beschleunigung des Einkaufsprozesses. Dies geht nur durch Standardisierung. Somit definiert Beestate Standard – Kataloge für technische Anlagen sowie infrastrukturelle Flächen. Diese können durch den Service-Provider bei Abschluss eins Abonnements kalkuliert und auf der Plattform unter seinem geschützten Account hinterlegt werden. Im Verfahren werden nur die Preispositionen genutzt, die auch tatsächlich im Objekt notwendig werden.
Dieses Verfahren ermöglicht beiden Seiten einen effizienten Prozess in der Kalkulationsphase.

Wie kann ich mich auf der Einkaufsplattform listen lassen?

Um von einem Real Estate Manager zu einer Preisabgabe eingeladen zu werden, ist es notwendig sich als Service-Provider auf der Plattform listen zu lassen. Hierbei handelt es sich um einen für Sie kostenfreien Account mit Grundinformationen (Hauptstandort, Gesamtunternehmenszahlen etc.).

Sollten Sie die Vorteile von Beestate nutzen wollen und somit Ihre detaillierten Unternehmensdaten sowie die Kalkulationsdaten hinterlegen wollen, so ist es notwendig ein Abonnement mit dem Betreiber von Beestate abzuschließen. Siehe hierzu die gültigen AGB.

Der REM / Besteller erkennt bei der Bieterauswahl, ob es sich um einen Bieter mit hinterlegter Urkalkulation handelt und er somit ein vereinfachtes/beschleunigtes Vergabeverfahren in Beestate umsetzen kann. Darüber hinaus hat er eine Filterfunktion, mit der er für Ihn wichtige Parameter bei der Auswahl seines Wunsch-Bieterkreises selektieren kann (z.B. Leistungstiefe, Präsenz in betreffenden Bundesland oder Stadt, Kundenzufriedenheit).

Kosten können dem aktuellen Preisblatt entnommen werden.

Welche Kosten entstehen für die Nutzung der Plattform?

Für den Einsatz der Plattform wird ein Nutzungsentgelt erhoben. Dieses orientiert sich schwerpunktmäßig an den jährlichen Vergabesummen des jeweiligen Einkaufsprojektes. Die aktuelle Tarifstruktur ist den gültigen AGB zu entnehmen.

Der Besteller / Einkäufe entscheidet abschließend, ob er die Nutzungsgebühren entrichtet oder diese durch den späteren Auftrag nehmenden Dienstleister zu entrichten ist. Dies wird jedoch im Vergabeprozess transparent dargestellt.

Sollte der Service Provider sich entschließen ein Jahres-Abonnement abzuschließen, so fällt ein pauschales Entgelt hierfür an. Auch diese Informationen sind dem aktuellen Preisblatt zu entnehmen.

Ich bin ein spezialisiertes Reinigungsunternehmen und möchte nur für diese Leistungen auf Beestate anbieten, geht dies?

Grundsätzlich ist dies möglich. In diesem Fall werden Sie nur dann angefragt, wenn ausschließlich Reinigungsleistungen zur Vergabe stehen.

Da die Plattform sich zunächst auf gewerbliche Mietobjekte konzentriert. Dort wird das Gewerk „Reinigung“ für die Real Estate Manager oftmals unterkritisch betrachtet, so dass diese die Tendenz haben Gesamt-FM-Vergaben durchzuführen. Aus diesem Grunde empfehlen wir eine Kooperation einzugehen, um diesen Anfragen gerecht zu werden.

Wie sind meine Daten geschützt?

Die Plattform erfüllt die Anforderungen der Datenschutzgrundverantwortung.

Sowohl Datenhaltung als auch Systemarchitektur setzen aktuelle Sicherheits- und Verschlüsselungsalgorithmen. Ergänzend hierzu wird auf die gültigen Datenschutzbedingungen und AGB verwiesen.

Konkret heißt dies, dass weder der Plattformbetreiber noch die Real Estate Manager (Besteller) auf die Urkalkulation der DL Einsicht haben. Natürlich wird mit der Abgabe eines formalen Angebotes ein offizielles Angebot mit Einheitspreisen je ausgeschriebene Position an den Ausschreibenden veröffentlicht. Mit der Eingabe der Unternehmensdaten erklären sich die Dienstleister bereit auch diese zu veröffentlichen. Schon allein für die Bietervorauswahl ein wichtiger Punkt für die Besteller. Vergleiche hierzu auch AGB.

Wie ist gewährleistet, dass auch qualitative Kriterien bei der Vergabe berücksichtigt werden?

Beestate ist so strukturiert, dass die Konzepte der Dienstleister bewertet werden müssen. Nur so ist es dem Real Estate Manager möglich eine formale Beauftragung zu generieren. Eine hinterlegte Bewertungsmatrix hilft dem Besteller hierbei.

Bei der Entwicklung der Plattform war dies ein wichtiger Grundsatz, um ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis herstellen zu können, und somit auch Dienstleistern mit hohem Qualitätsanspruch Wahrnehmung zu schenken.

Verpflichte ich mich als Abonnement jede Anfrage zu bedienen?

Nein, der Digitale Prozess sieht vor, dass die Dienstleister -sofern diese durch den Real Estate Manager ausgewählt wurden- gefragt werden, ob Sie sich an dem Verfahren beteiligen wollen. Hier hat der Service Provider das Wahlrecht einer Zu- oder Absage. Für letztere wäre es natürlich wünschenswert einen Grund anzugeben; wir denken, dass dies trotz aller Digitalisierung eine angemessene Umgangsform ist.

Kann ich auch an Ausschreibungen teilnehmen, trotz dass ich Teilleistungen durch Nachunternehmer erbringen lasse?

Am Markt ist es üblich, dass Teilleistungen durch Drittunternehmen erbracht werden. Diese gilt es im Verfahren offen zu legen. Eine Herausforderung kann es bei wechselnde Nachunternehmer sein eine entsprechende Urkalkulation für diese Standardleistungen durchzuführen. Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig darum.

Kann ich meine hinterlegte Urkalkulation unterjährig anpassen?

Eine Anpassung der Urkalkulation ist jederzeit möglich, wird jedoch nicht rückwirkend auf laufende Verfahren zugelassen. Konkret bedeutet dies, dass bei Änderung in der Kalkulation die letzte Version eingefroren und gesichert wird, die dann neue Version für zukünftige Verfahren Ihre Gültigkeit erhält.

Erhalte ich auf der Plattform einen Management-Report über meine aktuelle und zurückliegende Angebotsverfahren?

Beestate führt die Angebotsprojekte unter dem jeweiligen Dienstleistungs-Account, so dass diese auch in einer Aufstellung mit den wesentlichen Kennwerten abgebildet werden. In der Zukunft werden weitere Funktionen eingebaut, die es dem Dienstleister ermöglichen an seiner Preisqualität und dem Kundenmanagement zu arbeiten. Hier bitten wir noch etwas Geduld.

Wir führen bereits Rahmenverträge mit Kunden, uns fehlt jedoch der digitale Prozess, diese einfach abzurufen. Kann uns Beestate dabei helfen?

Dies ist möglich, indem der Real Estate Manager und somit Ihr Bestandskunde im Verfahren ausschließlich Ihr Unternehmen auswählt und somit eine Direktvergabe zu der hinterlegten Urkalkulation durchführt. Hierbei muss jedoch der Rahmenvertrag weitgehend den Beestate – Standards (Leistung, Anlagen, Flächen) entsprechen. Eine Transformation unterschiedlicher Standards ist möglich, muss jedoch im Einzelfall mit unserem Support besprochen werden (support@beestate.io).

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