Artikel in der Immobilienzeitung: Nicht nur Bücher, Schuhe und Elektronik, sondern auch der Facility-Manager soll künftig vom Laptop aus bestellbar sein. Serthoro, ein gemeinsames Unternehmen von Alpha IC und Reso Group, hat Beestate, eine Beschaffungsplattform für FM-Dienstleistungen, entwickelt. Derzeit wird diese von alstria office getestet und soll Ende dieses Jahres live gehen.

Etwa 90% der FM-Services, die hierzulande in marktüblichen Gewerbeimmobilien erbracht werden, sind standardisiert, schätzt Sebastian Hölzlein, Geschäftsführer von Serthoro. Dennoch schieben die Kunden der Facility Manager für diese Dienstleistungen immer wieder aufs Neue individuelle Beschaffungsprozesse an. „Sie betreiben einen Riesenaufwand“, sagt Hölzlein. Mit Beestate standardisiert Serthoro auch den Beschaffungsprozess. Dabei bildet die Plattform selbst komplexe Dienstleistungen ab.

Qualität sichern

Damit sich keine Scheinanbieter oder Semiprofessionelle in die Datenbank mogeln, müssen sich die Facility Manager zunächst registrieren und Unterlagen z.B. zur Gewerbeanmeldung und zu Ansprechpartnern hinterlegen. Das Material nimmt Beestate dann unter die Lupe. „Das geht sehr zügig“, sagt Hölzlein. In etwa einer Woche sei die Registrierung abgeschlossen. Im nächsten Schritt kalkuliert der Dienstleister im System ein Rahmenleistungsverzeichnis für technische und infrastrukturelle Services. Alternativ kann er auch auf einen Katalog von 1.800 Einheitspreisen zurückgreifen. In beiden Fällen ist er nun bereit für potenzielle Kunden.

Digitaler Workflow

Der Kunde wiederum legt im ersten Schritt ein Projekt mit Details zur jeweiligen Immobilie an, aus dem eine Ausschreibung generiert wird. Daraufhin lässt er sich den Kreis der verfügbaren Bieter anzeigen, aus dem er schon eine Vorauswahl treffen kann. Sodann schickt die Plattform eine Angebotsanfrage an die ausgewählten Anbieter. Nun legen die Bieter spezifische Projektindikatoren, z.B. zur Region, fest und reichen verbindliche Angbote ein. Der Kunde sichtet diesen Preisspiegel, schränkt erneut den Bieterkreis ein und fordert bei den verbleibenden Diestleistern Konzepte an. Nach deren Auswertung folgen Bietergespräche und die Entscheidung für einen Bieter.

Zu guter Letzt spuckt Beestate eine Absichtserklärung aus. In einer späteren Entwicklungsstufe wird am Ende dieses Prozesses der finale Vertrag stehen. Durch das Verfahren verkürzt sich laut Hölzlein der Einkaufsprozess für Standardleistungen auf ein Drittel der Zeit einer herkömmlichen Ausschreibung.

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